(지난 호에 이어)

12.4. 콘도회의소집 예고통지 : 이미 많은 콘도에서 유닛소유주회의(Owners' Meeting)에 대비하여 회의 안건이나 추천할 이사들을 물어보기 위한 사전통지를 비공식적으로 하기도 합니다만, 개정법에서는 이를 의무화하였습니다.

회의 예고통지(Preliminary notice)는 늦어도 회의 개최 20일 전에 이루어져야 하며, 1) 이사회 멤버로 활동할 의사가 있는 사람에게 출마지원서를 제출하게 하거나, 2)회의소집시 안건으로 다룰 의제를 제안하도록 요청하거나, 3) '세입자에게 렌트를 주지 않은 유닛들'("non-leased voting units")에 대한 정보를 요청하거나, 4) 기타 콘도법 및 콘도법인의 규정에 따라 다루어질 안건에 관하여 의견을 물어볼 수 있습니다.

12.5. 소유주들에 의한 임시회의소집 : 콘도법인이 제대로 잘 운영되기 위한 제도적 장치 중 하나는, 흔히 'requisitioned meeting'이라고 불리는 소유주들에 의한 임시특별총회(special owners’ meeting) 소집제도입니다. 콘도운영과 관련하여 우려할만한 사안이 있거나 이사의 사퇴를 요구할 경우에는 유닛소유주들 중 15% 이상의 동의로 소집청원이 가능하며 이사회는 즉각 임시특별총회를 개최하여야 합니다. 개정법안에서는 이러한 소집청원이 보다 쉬워지고 투명하며 공정하게 이루어지도록 개선하였습니다.

12.6. 콘도소유주총회의 표결방식 개선 : 총회개최나 회의안건 등 콘도소유주총회와 관련한 공식적인 통지를 이메일과 같은 전자통지방식으로 이루어지는 경우에, 이러한 통지기록을 콘도법인이 잘 보관해두어야 합니다.

한편, 콘도소유주총회에 참석하는 유닛소유주들이 점점 줄어들어 총회의 최소의 정족수(quorum)에도 미달하는 사례가 발생하여 이를 개선할 필요가 생겼습니다. 개정법안에서는 개시총회 및 정기총회(turnover and annual general meetings)의 정족수는 1, 2차 개최 시도에서는 총소유주 중에서 최소 25% 이상, 3차 개최 시도에서는 15% 이상이 참석해야 의결능력을 가진 총회로 인정됩니다.

이 경우, 2, 3차 총회소집 때에는 1차 소집에서 제안되었던 회의안건 외의 다른 안건을 추가해서는 안됩니다. 자기가 소유한 유닛에서 살고 있는 소유주들("Owners of non-leased voting units")에게 보장된 이사 1석의 선출에 관한 최소정족수 규정도 별도로 마련하였습니다.

12.7. 콘도소유주총회의 대리투표권(Proxies) 행사 : 본인이 직접 콘도소유주총회에 참석할 수 없는 경우, 대리인을 보내서 대리투표권(Proxies)을 행사할 수 있습니다. 하지만 이 경우에 필요한 투표권리위임양식(standard proxy form)이 각 콘도법인마다 통일되지 못해서 그 내용이 왜곡될 수 있으므로 새로운 표준양식으로 통일하였습니다.

이를 통해 보다 많은 콘도유닛 소유주들이 대리투표제도를 손쉽게 이용하여 총회참석률을 높이고, 각 유닛 소유주들이 권리행사 기회를 포기하지 않도록 하였습니다. (다음 호에 계속)

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